# AVGS-Software: Worauf Träger bei der Auswahl achten sollten (https://azav-doku.de/avgs-software)

Geprüft am 06.10.2026. Keine Rechtsberatung.

Eine gute AVGS-Software hält je Sitzung fest, dass die Stunde mit der teilnehmenden Person stattgefunden hat (am besten mit deren Bestätigung), befüllt die Formulare der Bundesagentur für Arbeit und zeigt die Fristen für Fehltage, Bericht und Abrechnung. Ebenso wichtig: Speicherort der Daten, Auftragsverarbeitungsvertrag und ein Preismodell, das zur Teilnehmerzahl passt.

## Pflichten eines AVGS-Trägers
| Pflicht | Frist und Form | Grundlage | Kostenloses Werkzeug |
|---|---|---|---|
| Fehltage melden | monatlich in der ersten Kalenderwoche für den Vormonat, nur bei Fehltagen; BA-Formular | § 318 Abs. 2 Satz 2 Nr. 2 SGB III, FW MAT V.45.07 | https://azav-doku.de/fehltage-meldung-avgs |
| Nichtantritt oder Abbruch melden | unverzüglich | FW MAT V.45.07 | https://azav-doku.de/fehltage-meldung-avgs |
| Teilnahmebezogener Bericht | innerhalb von 5 Werktagen nach Ende, nur per Post, mit Stempel und Unterschrift | BA-Formular 11/2025, FW MAT V.45.09 | https://azav-doku.de/teilnahmebezogener-bericht |
| Gesamtabrechnung | 6 Monate ab Ende des Monats, in dem die Maßnahme endete; nur durchgeführte Stunden | § 326 SGB III, FW MAT V.45.13 | https://azav-doku.de/avgs-abrechnung |
| Nachweis der durchgeführten Stunden | keine Form vorgeschrieben; Grundlage bei Prüfungen ist das Maßnahmekonzept | FW MAT V.45.13, V.45.16 | https://azav-doku.de/anwesenheitsliste-avgs |

- Für die monatliche Fehltage-Meldung sind die Formulare der BA Pflicht (§ 318 Abs. 2 Satz 2 Nr. 2 SGB III). Alle drei Vordrucke (Mitteilung an die Vermittlungsfachkraft, Mitteilung an den Operativen Service, Teilnahmebezogener Bericht) erhält der Träger mit der Bewilligungsmitteilung und als ausfüllbare PDFs (FW MAT V.45.03).
- Erstattet werden nur mit der Person durchgeführte Stunden; Vor- und Nacharbeit nicht (V.45.13).
- Qualitätsprüfung anlassbezogen und risikoorientiert durch die Agenturen, stichprobenartig durch den Prüfdienst AMDL (V.45.16). Prüfungen des Prüfdienstes: 123 (2024), 190 (2025), 216 geplant (2026) nach BT-Drucksache 21/2734.
- Weiter: Prüfung https://azav-doku.de/pruefung-avgs-massnahme, Bericht § 16k SGB II https://azav-doku.de/teilnehmerbezogener-bericht-16k, Fristenrechner https://azav-doku.de/avgs-fristen-rechner.

## Checkliste: 12 Kriterien
1. Offizielle BA-Formulare statt eigener Layouts (aktueller Stand, Erkennung von Formularänderungen).
2. Bestätigung je Sitzung durch die teilnehmende Person; digital oder Papier frei wählbar. Ratgeber: https://azav-doku.de/digitale-unterschrift-avgs
3. Schutz vor nachträglichen Änderungen: Sperre nach Bestätigung, Korrektur nur mit neuer Bestätigung, alte Fassung bleibt.
4. Fristenübersicht: Fehltage, Bericht, Abrechnung, Gültigkeit des Gutscheins.
5. Stundenkonto: bewilligt, geleistet, offen; Warnung bei Überschreitung.
6. Datenstandort von Datenbank, Anmeldung, E-Mail-Versand und KI.
7. Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO mit Unterauftragsverarbeitern und TOMs; § 78 SGB X für Daten von der Agentur.
8. Preismodell mit realer Teilnehmerzahl rechnen (auch schwache Monate, Lizenzen je Coach).
9. Exporte: PDF, Tabelle, vollständiges Paket je Teilnehmer; Daten bei Vertragsende.
10. Protokoll aller Änderungen.
11. Papier als Rückfallebene (Anwesenheitsliste: https://azav-doku.de/anwesenheitsliste-avgs).
12. Kein Lock-in; KI nur als Vorschlag, in der EU, ohne Training mit Ihren Daten.

## Modelle im Vergleich (keine Anbieter)
| Kriterium | Papier und Excel | Software mit Monatsabo | Abrechnung je Teilnehmer |
|---|---|---|---|
| Fixkosten | keine | jeden Monat, auch ohne Teilnehmende | keine |
| Kosten je Teilnehmer | nur Zeitaufwand | sinken mit der Teilnehmerzahl | fester Betrag je Teilnehmer |
| Bestätigung je Sitzung | Unterschrift auf der Liste | je nach Anbieter | je nach Anbieter |
| BA-Formulare | von Hand oder am PC ausfüllen | je nach Anbieter: BA-Vordruck oder eigenes Layout | je nach Anbieter |
| Fristen | eigener Kalender | je nach Anbieter | je nach Anbieter |
| Datenschutz | Aktenschrank, lokale Dateien | AVV und Datenstandort prüfen | AVV und Datenstandort prüfen |
| Ausstieg | jederzeit | Kündigungsfrist und Export prüfen | ohne Kündigung; Export prüfen |

## Kosten vergleichen
Abo pro Jahr = Monatspreis × 12. Bei 9 € je Teilnehmer ist die Abrechnung je Teilnehmer höchstens so teuer wie das Abo bis zu Monatspreis × 12 ÷ 9 Teilnehmenden im Jahr. Beispiel mit angenommenen 50 € im Monat (kein Marktpreis): bis 66 Teilnehmende. Rechner: https://azav-doku.de/preise

## Fragen an jeden Anbieter
- Welcher Formularstand, was passiert bei Änderungen der BA?
- Wo laufen Datenbank, Anmeldung, E-Mail und KI; welche Daten gehen wohin?
- AVV und Unterauftragsverarbeiter?
- Was sieht und was speichert die Unterschriftsseite?
- Wie wird eine Korrektur nach der Unterschrift dokumentiert?
- Kosten in Monaten ohne Teilnehmende, Kündigungsfrist?
- Exportformat bei Vertragsende?

## AZAV-Doku
Die App läuft in einer geschlossenen Testphase; der Start für alle Träger folgt, sobald Auftragsverarbeitungsvertrag und AGB anwaltlich geprüft sind.
- BA-Formulare aus den eigenen Daten: Teilnahmebezogener Bericht (11/2025), Mitteilung an die Vermittlungsfachkraft, Mitteilung an den Operativen Service (09/2022); bei Jobcenter-Gutscheinen der Bericht nach § 16k SGB II (08/2023).
- Unterschrift je Sitzung per QR-Code oder Link; Papier als Alternative.
- SHA-256-Prüfsumme und Sperre; Korrektur nur mit neuer Unterschrift; Protokoll.
- Stundenkonto, fällige Meldungen, Berichte und Abrechnungen.
- Daten in Frankfurt am Main, KI in der EU-Region von Vertex AI, Anmeldung über Firebase Authentication (USA). https://azav-doku.de/sicherheit
- 9 € je Teilnehmer und Maßnahme, erster kostenlos, kein Abo. https://azav-doku.de/preise


AZAV-Doku ist ein Hilfsmittel und keine Rechtsberatung.

## Häufige Fragen

**Brauche ich als AVGS-Träger eine Software?**
Nein, vorgeschrieben ist keine. Pflicht sind die Meldungen und der Bericht mit den Formularen der Bundesagentur für Arbeit, die Fristen und die Abrechnung nur durchgeführter Stunden. Eine Software lohnt sich, wenn sie dabei Zeit spart und die Nachweise vollständiger macht als Papier und Excel.

**Muss eine AVGS-Software die offiziellen BA-Formulare verwenden?**
Für die monatliche Fehltage-Meldung schreibt das Gesetz die Formulare vor, die die Bundesagentur bereitstellt (§ 318 Abs. 2 Satz 2 Nr. 2 SGB III). Alle drei Vordrucke – Mitteilung an die Vermittlungsfachkraft, Mitteilung an den Operativen Service und Teilnahmebezogener Bericht – erhält der Träger mit der Bewilligungsmitteilung und als ausfüllbare PDFs im Portal der BA (FW MAT V.45.03). Eine Software sollte deshalb diese Vordrucke befüllen statt eigene Layouts zu drucken.

**Ist eine digitale Unterschrift der Teilnehmenden zulässig?**
Die Fachlichen Weisungen zu § 45 SGB III (Stand 01.12.2025) schreiben keine bestimmte Form für Anwesenheitsnachweise vor. Nach Angaben der BA (2021, weitergegeben über AZAV-Beratungen) bestehen keine grundsätzlichen Einwände, wenn die Software manipulationssicher ist, je Sitzung aktiv geleistet wird und freiwillig ist. Eine Papier-Alternative sollte es immer geben.

**Wo sollten die Daten einer AVGS-Software liegen?**
Am besten in der EU mit einem Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO. Daten, die Sie von der Agentur für Arbeit erhalten, unterliegen bei Ihnen zusätzlich der Zweckbindung und Geheimhaltung nach § 78 SGB X. Fragen Sie auch, welche Teile (Anmeldung, E-Mail-Versand, KI) außerhalb der EU laufen.

**Abrechnung je Teilnehmer oder Monatsabo – was ist günstiger?**
Das hängt von Ihrer Teilnehmerzahl ab. Ein Abo kostet jeden Monat gleich viel, auch in Monaten ohne Teilnehmende. Bei 9 € je Teilnehmer ist die Abrechnung je Teilnehmer bis zu (Monatspreis × 12 ÷ 9) Teilnehmenden pro Jahr höchstens so teuer wie das Abo. Der Rechner unter azav-doku.de/preise vergleicht das mit Ihren Zahlen.

## Quellen

- Bundesagentur für Arbeit: Fachliche Weisungen MAT – Maßnahmen bei einem Träger nach § 45 SGB III (Stand 01.12.2025): https://www.arbeitsagentur.de/datei/dok_ba034670.pdf
- § 318 SGB III – Auskunftspflicht (Fehltage, Formulare): https://www.gesetze-im-internet.de/sgb_3/__318.html
- § 326 SGB III – Ausschlussfrist für Gesamtabrechnung: https://www.gesetze-im-internet.de/sgb_3/__326.html
- BA-Formular „Teilnahmebezogener Bericht zur Vorlage bei der Vermittlungsfachkraft“ (11/2025): https://www.arbeitsagentur.de/datei/teilnahmebezogener-bericht-vorlage-vermittlungsfachkraft_ba041750.pdf
- Bundesagentur für Arbeit: Merkblätter und Formulare für Bildungsträger: https://www.arbeitsagentur.de/institutionen/bildungstraeger/downloads-bildungstraeger
- Deutscher Bundestag, Drucksache 21/2734 vom 11.11.2025 (Antwort der Bundesregierung, Prüfungen des Prüfdienstes AMDL): https://dserver.bundestag.de/btd/21/027/2102734.pdf
- Verordnung (EU) 2016/679 (DSGVO), u. a. Art. 28 (Auftragsverarbeiter) und Art. 32 (Sicherheit der Verarbeitung): https://eur-lex.europa.eu/legal-content/DE/TXT/?uri=CELEX:32016R0679
- § 78 SGB X – Zweckbindung und Geheimhaltungspflicht eines Dritten, an den Daten übermittelt werden: https://www.gesetze-im-internet.de/sgb_10/__78.html