Anwesenheitsliste AVGS: kostenlose PDF-Vorlage für Träger

Wozu die Anwesenheitsliste dient

Die Anwesenheitsliste ist der Beleg dafür, dass die Stunden, die Sie der Agentur für Arbeit in Rechnung stellen, mit der Person tatsächlich stattgefunden haben. Sie erfüllt drei Aufgaben zugleich:

Abrechnung: Maßnahmekosten werden grundsätzlich nur für Maßnahmestunden erstattet, die mit der Teilnehmerin oder dem Teilnehmer durchgeführt wurden; Vor- und Nacharbeit ist nicht gesondert abrechenbar. Fehlzeiten mindern die Erstattung nicht, nach einer vorzeitigen Beendigung gibt es aber keine Kosten mehr. Vor der Zahlung prüft die Agentur insbesondere bei vorzeitiger Beendigung, ob die Rechnung der Leistung entspricht (Fachliche Weisungen MAT, V.45.13). Mehr dazu unter AVGS-Abrechnung.
Fehltage-Meldung: Träger melden der zuständigen Agentur kalendermonatlich die Fehltage und deren Gründe – in der ersten Kalenderwoche für den Vormonat, auf dem Formular der BA; Nichtantritt und Abbruch unverzüglich (§ 318 Abs. 2 SGB III, V.45.07). Ohne laufende Anwesenheitserfassung lässt sich diese Meldung kaum korrekt füllen. Das Formular füllen Sie unter Fehltage melden aus.
Qualitätsprüfung: Die Agentur für Arbeit darf von Träger und Teilnehmenden Auskunft über den Verlauf verlangen und Einsicht in alle Unterlagen der Maßnahme nehmen (§ 183 Abs. 1 SGB III). Der Prüfdienst AMDL nennt für AVGS-Prüfungen 2026 unter den Schwerpunkten ausdrücklich „die Erfassung der Teilnehmerpräsenz“, prüft anhand einer Teilnehmerstichprobe und sieht „Unterlagen bzw. elektronisch gespeicherte Daten“ ein – vor Ort oder als Remote-Prüfung.

Schon bei der Trägerzulassung muss das Qualitätssicherungssystem nach den Empfehlungen des Beirats nach § 182 SGB III Verfahren zur „Erfassung der Teilnehmerpräsenz und Abbruchquoten“ dokumentieren. Die Anwesenheitsliste ist also kein Zusatz, sondern Teil des Systems, das Ihre fachkundige Stelle bereits geprüft hat.

Was die BA vorgibt – und was nicht

Eine Vorlage der BA für die Anwesenheitsliste gibt es nicht; Form und Aufbau bestimmt der Träger. Verbindlich sind aber die Regeln, an denen sich die Liste messen lassen muss:

Vorgaben der Bundesagentur für Arbeit mit Bezug zur Anwesenheitsliste bei AVGS-Maßnahmen
Thema	Regel	Quelle
Amtliches Formular	Für die Anwesenheitsliste stellt die BA kein Formular bereit. Unter „Träger für zugelassene Maßnahmen“ stehen nur Kurzfragebogen, Teilnahmebezogener Bericht und die beiden Mitteilungen (u. a. für Fehltage).	BA-Downloads (Stand 06.10.2026)
Abrechnung	Erstattet werden grundsätzlich nur Maßnahmestunden, die mit der Person durchgeführt wurden. Vor- und Nacharbeit nicht; Fehlzeiten mindern nicht.	FW MAT V.45.13 Abs. 2
Fehltage	Monatlich in der ersten Kalenderwoche für den Vormonat melden, mit Gründen, auf dem BA-Formular; Nichtantritt und Abbruch unverzüglich.	§ 318 Abs. 2 SGB III, V.45.07
Maßnahmestunde	45 Minuten für Maßnahmezulassungen ab 01.07.2025 – unabhängig davon, ob in Präsenz, digital oder kombiniert; ältere Zulassungen können eine andere Stundenlänge ausweisen (maßgeblich ist das Maßnahmezertifikat). Asynchrone Anteile zählen nicht als Maßnahmestunden.	Beirat § 182 SGB III; Umsetzungshinweis 1/2026
Verteilung	Inhalte innerhalb des bewilligten Zeitraums an mindestens zwei Tagen pro Woche, auch online; Ausnahme: Maßnahmen an nur einem Tag.	FW MAT 45.12 Abs. 6
Qualitätsprüfung	Die Agentur kann Einsicht in alle Unterlagen der Maßnahme nehmen. Der Prüfdienst AMDL prüft 2026 bei AVGS ausdrücklich „die Erfassung der Teilnehmerpräsenz“.	§ 183 Abs. 1 SGB III; Prüfdienst AMDL 1/2026
Qualitätssystem	Schon die Trägerzulassung verlangt eine Dokumentation zur „Erfassung der Teilnehmerpräsenz und Abbruchquoten“.	Beirat § 182 SGB III, Abschnitt 2.1

Was in die Anwesenheitsliste gehört

Die Vorlage oben enthält diese Spalten. Jede beantwortet eine Frage, die bei Abrechnung oder Prüfung gestellt werden kann:

Spalten der Anwesenheitsliste und ihr Zweck
Angabe	Wozu
Kopf: Träger, Teilnehmer/in, Kunden- oder Gutscheinnummer, Maßnahmenummer und -bezeichnung, Teilnahmezeitraum	Ordnet jede Seite eindeutig einer bewilligten Teilnahme zu – auch wenn Blätter getrennt abgelegt werden.
Datum	Zeigt, an welchen Tagen die Maßnahme stattfand (Abgleich mit der Zwei-Tage-Regel und dem bewilligten Zeitraum).
Uhrzeit von–bis	Macht die Dauer nachprüfbar und verhindert Überschneidungen mit anderen Terminen.
Dauer in Minuten und UE	Grundlage der Abrechnung: 1 UE = 45 Minuten. Summe am Ende mit den bewilligten Stunden vergleichen.
Inhalt / Thema	Belegt, dass die Inhalte des zugelassenen Konzepts erbracht wurden – die BA stellt Mängel durch Abgleich mit dem Maßnahmekonzept fest (V.45.16 Abs. 2).
Präsenz / Online	Die Durchführungsform steht auf dem Maßnahmezertifikat; online nur, wenn die Maßnahme digital oder kombiniert zugelassen ist.
Unterschrift Teilnehmer/in	Bestätigt die Teilnahme an genau dieser Sitzung im angegebenen Umfang.
Unterschrift Coach	Zeigt, wer die Sitzung durchgeführt hat. Der Prüfdienst gleicht das eingesetzte Personal mit den Angaben aus der Zertifizierung ab.

Minuten und UE: Eine Maßnahmestunde dauert 45 Minuten – so legen es die Empfehlungen des Beirats nach § 182 SGB III und der Umsetzungshinweis 1/2026 der BA für Maßnahmezulassungen ab 01.07.2025 fest, unabhängig davon, ob die Maßnahme in Präsenz, digital oder kombiniert stattfindet. Ältere Zulassungen können eine andere Stundenlänge ausweisen; maßgeblich ist Ihr Maßnahmezertifikat (die Vorlage oben lässt sich auf 60 Minuten umstellen). Eine Sitzung von 9:00 bis 12:00 Uhr sind 180 Minuten oder 4 UE. Asynchrone Anteile wie Selbstlernphasen zählen nicht als Maßnahmestunden; sie werden auf dem Zertifikat gesondert in Zeitstunden zu 60 Minuten ausgewiesen. Tragen Sie sie deshalb nicht als Sitzung in die Anwesenheitsliste ein.

Zwei Tage pro Woche: Die Inhalte eines AVGS sind innerhalb des bewilligten Teilnahmezeitraums an mindestens zwei Tagen in der Woche zu erbringen; das gilt ausdrücklich auch für online durchgeführte Maßnahmen. Ausgenommen sind Maßnahmen, deren Inhalte vollständig an nur einem Tag erbracht werden (FW MAT 45.12 Abs. 6). Eine Liste mit Datum je Sitzung zeigt auf einen Blick, dass Sie das eingehalten haben. Der Generator weist Sie darauf hin, wenn Sie nur einen Wochentag wählen.

Fehlzeiten: Fällt eine geplante Sitzung aus, weil die Person fehlt, vermerken Sie das in der Zeile mit Grund (zum Beispiel „entschuldigt – krank“ oder „unentschuldigt“). Daraus übernehmen Sie Anzahl und Gründe in die monatliche Mitteilung. Bei Arbeitsunfähigkeit müssen gesetzlich Versicherte die AU sowohl dem Träger als auch der Agentur mitteilen; die Bescheinigung ruft die Agentur seit 2024 in der Regel elektronisch ab, Ausnahmen gelten etwa für Privatversicherte (V.45.06).

Online-Sitzungen und Videocoaching

Die Empfehlungen des Beirats unterscheiden drei Durchführungsformen: Präsenzmaßnahme, digitale Maßnahme (ausschließlich online) und kombinierte Maßnahme. Welche Form zugelassen ist, steht auf dem Maßnahmezertifikat. Online-Termine sind also nur zulässig, wenn Ihre Maßnahme digital oder kombiniert zugelassen ist. Als Unterricht beziehungsweise Maßnahmestunde zählt nur synchroner Austausch: Während der gesamten Dauer muss jederzeit eine direkte, unmittelbare Interaktion mit der Lehr- oder Fachkraft möglich sein. Ein Forum oder eine Hotline reicht dafür nicht.

Für die Liste heißt das: Kennzeichnen Sie jede Sitzung als Präsenz oder online, und notieren Sie bei Online-Terminen die tatsächliche Dauer des Videotermins. Die Unterschrift ist bei Online-Sitzungen der schwierige Teil – eine Papierliste kann die Person nicht direkt nach der Sitzung unterschreiben. Wie eine elektronische Bestätigung je Sitzung aussehen kann und was die BA dazu gesagt hat, steht im Ratgeber Digitale Unterschrift bei AVGS.

Papierliste oder elektronische Bestätigung?

Beides ist möglich. Nach einer 2021 veröffentlichten Stellungnahme der BA gibt es aus abrechnungstechnischer Sicht keine speziellen Regelungen zur Unterschriftsform; elektronische Unterschriften müssen aber manipulationssicher sein und von der Person jedes Mal selbst geleistet werden (Details und Quellen im Ratgeber zur digitalen Unterschrift).

Vergleich Papierliste und elektronische Bestätigung je Sitzung
Kriterium	Papierliste (diese Vorlage)	Elektronische Bestätigung je Sitzung
Präsenz	Unterschrift direkt nach der Sitzung	Bestätigung auf dem eigenen Handy, z. B. per QR-Code
Online	Nachträglich, z. B. gesammelt beim nächsten Präsenztermin oder per Post	Link nach der Sitzung, Bestätigung zeitnah auf dem eigenen Gerät
Zeitpunkt	Nur das eingetragene Datum	Zeitstempel des Servers
Nachträgliche Änderung	Sichtbar nur, wenn sauber gestrichen und abgezeichnet	Je nach Software technisch gesperrt oder versioniert
Aufwand	Ausdrucken, ablegen, Stunden von Hand summieren	Summen und Fehltage aus den Daten

Aufbewahrung

Eine eigene Aufbewahrungsfrist für Anwesenheitslisten bei AVGS-Maßnahmen nennen weder § 45 SGB III noch die Fachlichen Weisungen MAT. Bedenken Sie aber: Die Abrechnung ist bis zu sechs Monate nach dem Monat des Maßnahmeendes möglich (§ 326 SGB III), und § 183 SGB III nennt für Prüfungen keine zeitliche Grenze nach dem Maßnahmeende. Steuerlich gilt § 147 AO: Buchungsbelege sind acht Jahre, sonstige steuerlich bedeutsame Unterlagen sechs Jahre aufzubewahren. Ob Ihre Anwesenheitslisten als Beleg zur Rechnung dazugehören und welche Frist Ihr Qualitätshandbuch festlegt, klären Sie mit Steuerberatung und fachkundiger Stelle. Keine Rechtsberatung.

Checkliste für die Anwesenheitsliste

Kopf vollständig: Träger, Teilnehmer/in, Maßnahmenummer, Bezeichnung und Teilnahmezeitraum laut Bewilligung.
Je Sitzung Datum, Uhrzeit von–bis, Dauer (Minuten und UE à 45 Minuten) und Inhalt eintragen – am Tag der Sitzung, nicht nachträglich.
Die Person unterschreibt selbst, jedes Mal neu; Coach zeichnet gegen.
Online-Sitzungen kennzeichnen und nur durchführen, wenn die Maßnahme digital oder kombiniert zugelassen ist.
Fehltage mit Grund (entschuldigt/unentschuldigt) vermerken – sie gehen in die monatliche Fehltage-Mitteilung.
Mindestens zwei Termine pro Woche einplanen (außer bei eintägigen Maßnahmen).
Summe der UE mit den bewilligten Stunden abgleichen, bevor Sie die Rechnung schreiben.
Korrekturen nur durchstreichen und abzeichnen, nie überschreiben oder Tipp-Ex verwenden.
Listen geordnet und vor fremdem Zugriff geschützt aufbewahren – sie enthalten personenbezogene Daten.

Weitere Pflichten rund um die Teilnahme: Teilnahmebezogener Bericht innerhalb von fünf Werktagen nach dem Ende, alle Fristen einer Teilnahme im Fristenrechner und die Abrechnung innerhalb der Ausschlussfrist.

Unterschrift je Sitzung – ohne Papier

AZAV-Doku ist eine AVGS-Dokumentation mit digitaler Unterschrift je Sitzung: Sie erfassen die Sitzung, die teilnehmende Person bestätigt sie auf dem eigenen Handy per Link oder QR-Code. Daraus entstehen Anwesenheitsnachweis, Fehltage-Mitteilung und Bericht. 9 € je Teilnehmer, der erste kostenlos.

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Häufige Fragen

Gibt es eine offizielle Anwesenheitsliste der Agentur für Arbeit für AVGS-Maßnahmen?

Nein. Im Download-Bereich der BA für Bildungsträger gibt es für zugelassene Maßnahmen nach § 45 SGB III den Teilnahmebezogenen Bericht, die Mitteilungen an Vermittlungsfachkraft und Operativen Service sowie den Kurzfragebogen – aber keine Anwesenheitsliste (Stand 06.10.2026). Träger nutzen daher eigene Listen. Ob Ihre Agentur oder Ihr Jobcenter etwas Zusätzliches verlangt, klären Sie dort.

Muss die teilnehmende Person jede Sitzung unterschreiben?

Eine ausdrückliche Pflicht dazu steht weder in § 45 SGB III noch in den Fachlichen Weisungen MAT. Erstattet werden aber nur durchgeführte Maßnahmestunden (V.45.13), und der Prüfdienst AMDL prüft die „Erfassung der Teilnehmerpräsenz“. Eine Unterschrift je Sitzung ist der direkteste Beleg, dass die abgerechnete Stunde mit der Person stattgefunden hat.

Wie rechne ich Minuten in Maßnahmestunden (UE) um?

Eine Maßnahmestunde dauert 45 Minuten, egal ob in Präsenz oder online (Empfehlungen des Beirats nach § 182 SGB III; Umsetzungshinweis 1/2026). 90 Minuten sind also 2 UE, 3 Stunden (180 Minuten) sind 4 UE. Asynchrone Anteile wie Selbstlernphasen zählen nicht als Maßnahmestunden.

Zählen Online-Sitzungen per Video?

Ja, wenn die Maßnahme als digitale oder kombinierte Maßnahme zugelassen ist – die Durchführungsform steht auf dem Maßnahmezertifikat. Als Unterricht gilt nur synchroner Austausch, bei dem jederzeit eine direkte Interaktion mit der Lehr- oder Fachkraft möglich ist. Auch online gilt: Inhalte an mindestens zwei Tagen pro Woche (FW MAT 45.12 Abs. 6).

Gilt das auch für einen AVGS vom Jobcenter?

Jobcenter können Leistungen zur Aktivierung und beruflichen Eingliederung nach § 45 SGB III erbringen; dafür gelten die Regeln des SGB III entsprechend, soweit das SGB II nichts Abweichendes regelt (§ 16 Abs. 1 und 2 SGB II). Die Anwesenheitsliste eignet sich daher auch dort. Ob das Jobcenter zusätzliche Vorgaben macht, klären Sie mit dem Jobcenter.

Werden meine Eingaben gespeichert?

Nein. Das PDF entsteht vollständig in Ihrem Browser; Namen und Daten werden nicht an einen Server gesendet. Nur wenn Sie „In diesem Browser merken“ ankreuzen, speichert Ihr Browser die Trägerdaten lokal für das nächste Mal.

Quellen

Geprüft am 06.10.2026. Keine Rechtsberatung; maßgeblich sind Gesetz, Fachliche Weisungen und die Vorgaben Ihrer Agentur für Arbeit.