Digitale Unterschrift bei AVGS-Maßnahmen

Was die Bundesagentur für Arbeit dazu sagt

Eine Weisung oder Veröffentlichung der BA zur elektronischen Unterschrift von Teilnehmenden haben wir auf arbeitsagentur.de nicht gefunden: Weder die Fachlichen Weisungen MAT (Stand 01.12.2025) noch die Merkblätter und Formulare für Bildungsträger regeln die Form, in der Teilnehmende ihre Anwesenheit bestätigen (Stand 06.10.2026). Die einzige uns bekannte Aussage der BA ist eine Stellungnahme aus dem Jahr 2021, die eine fachkundige Stelle (acadCERT, 16.06.2021) und eine AZAV-Beratung (04.08.2021) wortgleich veröffentlicht haben. Danach heißt es:

„Gerne bestätige ich Ihnen, dass seitens der BA keine grundsätzlichen Einwände gegen den Einsatz einer entsprechenden Software bestehen.“

„Ein unabdingbares Kriterium einer entsprechenden Software ist allerdings, dass diese manipulationssicher sein muss. Es darf insbesondere nicht möglich sein, dass eine einmal geleistete Unterschrift ohne Wissen der Person kopiert und genutzt wird.“

„Es muss nachvollziehbar sein, dass die teilnehmende Person die Unterschrift auch tatsächlich selbst jedes Mal aufs Neue geleistet hat. Es darf kein Automatismus dahinterliegen. Die teilnehmende Person muss bewusst und aktiv die elektronische Unterschrift leisten.“

„Aus abrechnungstechnischer Sicht gibt es keine speziellen Regelungen zur Unterschriftsform.“

Zusammengefasst enthält die Stellungnahme nach diesen Quellen folgende Punkte:

• Keine grundsätzlichen Einwände gegen Software für digitale Unterschriften von Teilnehmenden – auch nicht seitens der Regionalen Einkaufszentren und des Prüfdienstes AMDL, soweit keine Manipulation möglich ist.
• Manipulationssicher: Eine einmal geleistete Unterschrift darf nicht ohne Wissen der Person kopiert und wiederverwendet werden können.
• Jedes Mal neu, bewusst und aktiv: Kein Automatismus; nachvollziehbar, dass die Person selbst unterschrieben hat.
• Keine speziellen Regelungen zur Unterschriftsform aus abrechnungstechnischer Sicht; keine besonderen Anforderungen an die Technik; keine eigenen Anforderungen an den Identitätsnachweis.
• Kein gesondertes Einverständnis neben der Unterschrift – aber Aufklärung über Freiwilligkeit und Zweck, dokumentiert (ein Vermerk reicht).
• Datenschutz liegt beim Träger: Konzept für den datenschutzkonformen Einsatz; eine Datenschutz-Folgenabschätzung wird empfohlen.

Weil die Stellungnahme nicht von der BA selbst veröffentlicht ist und aus der Corona-Zeit stammt, sollten Sie sie als Orientierung lesen, nicht als verbindliche Regel. Fragen Sie im Zweifel bei Ihrer maßnahmebetreuenden Agentur nach und dokumentieren Sie die Antwort.

Gesichert ist aus Primärquellen: Die Agentur darf Einsicht in alle Unterlagen einer Maßnahme nehmen (§ 183 Abs. 1 SGB III). Der Prüfdienst AMDL prüft bei AVGS-Maßnahmen 2026 ausdrücklich „die Erfassung der Teilnehmerpräsenz“ und sieht dafür „Unterlagen bzw. elektronisch gespeicherte Daten“ ein; Prüfungen finden auch als Remote-Prüfung statt. Elektronische Nachweise sind also Teil der Prüfpraxis – sie müssen nur lesbar und nachvollziehbar vorliegen.

Welche elektronischen Signaturen es gibt (eIDAS)

Die EU-Verordnung Nr. 910/2014 (eIDAS) unterscheidet drei Stufen. Zentral ist Art. 25 Abs. 1: Einer elektronischen Signatur darf die Rechtswirkung und die Zulässigkeit als Beweismittel nicht allein deshalb abgesprochen werden, weil sie in elektronischer Form vorliegt oder nicht die Anforderungen an qualifizierte Signaturen erfüllt.

Einordnung: Ein eingetippter Name mit einer auf dem Handy gezeichneten Unterschrift ist eine einfache elektronische Signatur. Ein qualifiziertes Zertifikat haben Teilnehmende in aller Regel nicht. Für die Anwesenheitsliste kommt es deshalb weniger auf die Signaturstufe an als darauf, wie gut der Ablauf belegt, wer wann was bestätigt hat.

Schriftform ist eine andere Frage

Die „schriftliche Form“ nach § 126 BGB – eigenhändige Namensunterschrift – ist nur nötig, wo ein Gesetz sie vorschreibt. Nur dann kann sie elektronisch allein durch eine qualifizierte elektronische Signatur ersetzt werden (§ 126a BGB). Für die Anwesenheitsliste bei AVGS haben wir in § 45 SGB III und den Fachlichen Weisungen MAT keine Schriftform gefunden; nach den Angaben der BA von 2021 gibt es aus abrechnungstechnischer Sicht keine speziellen Regelungen zur Unterschriftsform.

Es geht also um Beweis, nicht um Form: Ein Dokument mit qualifizierter elektronischer Signatur hat vor Gericht die Beweiskraft einer Privaturkunde (§ 371a ZPO). Alle anderen Nachweise – Papierliste wie einfache elektronische Bestätigung – würdigt das Gericht frei (§ 286 ZPO). Auch eine Papierliste lässt sich nachträglich ergänzen; entscheidend ist in beiden Fällen, wie nachvollziehbar Ihr Ablauf ist.

Was eine elektronische Bestätigung glaubwürdig macht

Aus den Kriterien der BA-Stellungnahme (manipulationssicher, jedes Mal neu, bewusst und aktiv, freiwillig) und den Anforderungen an fortgeschrittene Signaturen in Art. 26 eIDAS (Zuordnung zur Person, nachträgliche Änderungen erkennbar) ergeben sich sieben Fragen, die eine Lösung beantworten sollte:

So setzt AZAV-Doku das um

AZAV-Doku ist unsere AVGS-Dokumentation mit Bestätigung je Sitzung (derzeit in der Testphase). Die folgende Beschreibung entspricht dem Quellcode zum Prüfdatum. Es handelt sich um eine einfache elektronische Signatur mit Prüfsumme und Protokoll, nicht um eine qualifizierte elektronische Signatur.

Wo die Daten liegen und welche technischen Maßnahmen gelten, beschreibt die Seite Sicherheit. Wer lieber auf Papier arbeitet, findet eine kostenlose Anwesenheitsliste als PDF-Vorlage mit Unterschriftsfeldern je Sitzung.

Worauf Träger achten sollten

1. Teilnehmende vor der ersten Bestätigung über Freiwilligkeit und Zweck informieren und das kurz vermerken.
2. Papier als gleichwertige Alternative anbieten und tatsächlich bereithalten.
3. Nur Lösungen nutzen, bei denen die Person jede Sitzung selbst und aktiv bestätigt – keine gespeicherte Unterschrift, die eingefügt wird.
4. Die Person muss vor der Bestätigung sehen, was sie bestätigt: Datum, Uhrzeit, Dauer, Form und Inhalt.
5. Nach der Bestätigung darf sich der Inhalt nicht unbemerkt ändern; Korrekturen nur mit neuer Bestätigung und erhaltener alter Fassung.
6. Zeitpunkt der Bestätigung vom Server festhalten lassen.
7. Links oder Codes persönlich und befristet ausgeben, nicht als Sammel-Link für alle.
8. Datenschutz klären: Auftragsverarbeitung mit dem Anbieter, Speicherort, Löschkonzept; eine Datenschutz-Folgenabschätzung wird nach Angaben der BA (2021) empfohlen.
9. Für Prüfungen einen Export bereithalten, der Bestätigungen, Zeitpunkte und Prüfsummen lesbar zeigt.

Die Bestätigungen sind die Grundlage für alles Weitere: die monatliche Fehltage-Mitteilung, den Teilnahmebezogenen Bericht am Ende und die Abrechnung der durchgeführten Stunden.