AZAV-Kalkulation: Kostensatz einer Maßnahme berechnen

Alle Werte für Nr. 1, 4 und 5 als Einzel- und Gruppenmaßnahme stehen in der B-DKS-Tabelle 2026. Wie die Zulassung insgesamt abläuft, erklärt der Ratgeber AZAV-Zertifizierung.

Aufbau einer Maßnahmekalkulation in 7 Schritten

1. Mengengerüst festlegen. Maßnahmestunden (je 45 Minuten), Einzel- oder Gruppenmaßnahme, Teilnehmerzahl, Dauer und Durchführungsform (Präsenz, digital oder kombiniert). Asynchrone Selbstlernanteile zählen nicht als Maßnahmestunden; ihre Kosten werden gesondert ausgewiesen und auf die synchronen Stunden umgelegt (Beirat).
2. Lehr- und Fachkräfte. Honorar oder Arbeitgeberkosten für die Durchführungszeit plus Vor- und Nacharbeit. Abgerechnet werden später nur Stunden, die mit der Person durchgeführt wurden; Vor- und Nacharbeit ist nicht gesondert abrechenbar (FW MAT V.45.13 Abs. 2) und muss deshalb im Kostensatz stecken.
3. Leitung und Verwaltung der Maßnahme. Anteilige Kosten für Maßnahmeleitung, Teilnehmerverwaltung, Meldungen und Berichte. Personal- und Mietkosten dürfen anteilig für den Zeitraum eingerechnet werden, in dem sie tatsächlich entstehen (Beirat).
4. Sachkosten. Anteilige Miete mit Nebenkosten, Material, Lizenzen und Tests, Abschreibungen, Reisekosten der Lehrkräfte. Technik oder Lernplattformen nur mit dem Anteil, der auf diese Maßnahme entfällt (Fachliche Weisung Kostenzustimmung, 4.1.2).
5. Gemeinkosten. Anteilig, etwa für Geschäftsführung, Buchhaltung, Versicherungen und Qualitätsmanagement – in einem angemessenen Verhältnis zu den übrigen Maßnahmekosten (Beirat).
6. Wagnis und Gewinn. Ebenfalls anteilig und angemessen, getrennt von den Selbstkosten ausgewiesen. Zuschüsse Dritter werden von den Maßnahmekosten abgezogen (Beirat).
7. Kostensatz bilden. Gesamtkosten ÷ Maßnahmestunden ÷ Teilnehmende, auf zwei Nachkommastellen – so verlangt es auch der Kostenvorlagebogen der Bundesagentur für Arbeit (Stand 07/2026).

Kostensatz = Gesamtkosten ÷ Maßnahmestunden ÷ Teilnehmende

Musterkalkulation: AVGS-Einzelcoaching mit 40 Maßnahmestunden

Die Tabelle zeigt den Aufbau an einem Einzelcoaching nach § 45 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 SGB III. Alle Zahlen sind Beispielwerte, keine Marktpreise und keine Empfehlung – setzen Sie Ihre eigenen Kosten ein und halten Sie Nachweise bereit.

Ergebnis: 59,94 € je Maßnahmestunde, -2,6 % gegenüber dem B-DKS 2026 von 61,51 €. Der Rechner oben zeigt zusätzlich den Spielraum: Mit diesen Sach- und Zuschlagssätzen dürfte die Lehrkraft bis 46,31 € je Zeitstunde kosten, ohne dass der Kostensatz den B-DKS überschreitet.

Warum 0,75? Eine Maßnahmestunde dauert 45 Minuten (Empfehlungen des Beirats). Wer ein Honorar je Zeitstunde zahlt, setzt je Maßnahmestunde 0,75 Zeitstunden an und kalkuliert die Vor- und Nacharbeit obendrauf. Umgekehrt entspricht ein Coachinggespräch von 60 Minuten 1,33 Maßnahmestunden.

Gruppenmaßnahmen: Kalkulation mit 12 Teilnehmenden

Für Gruppenmaßnahmen ist der Kostenkalkulation grundsätzlich eine Gruppengröße von zwölf Teilnehmenden zugrunde zu legen (§ 3 Abs. 3 AZAV). Der Kostensatz gilt dann je Maßnahmestunde und Teilnehmer: Bei einem B-DKS von 11,14 € (Nr. 1, Gruppe) stehen für eine Stunde mit voller Gruppe rund 133,68 € zur Verfügung.

Von zwölf kann abgewichen werden, wenn Notwendigkeit, Angemessenheit, Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit der Teilnehmerzahl begründet sind. Die Gruppengröße wird Teil der Zulassung und steht auf dem Zertifikat; die tatsächliche Gruppe darf davon abweichen, solange Räume, Ausstattung, Konzept und Personal das zulassen (Beirat). Eine begründet kleinere Gruppe kann als besondere Aufwendung anerkannt werden (§ 3 Abs. 4 AZAV).

Die Agentur für Arbeit erstattet je Teilnehmer die mit ihm durchgeführten Maßnahmestunden (FW MAT V.45.13). Der Rechner zeigt deshalb bei Gruppen, ab wie vielen tatsächlich Teilnehmenden die Selbstkosten gedeckt sind. Wichtig für die Planung: Ein AVGS für eine Gruppenmaßnahme darf nicht in einer zugelassenen Einzelmaßnahme eingelöst werden (FW MAT 45.12 Abs. 6).

Über dem B-DKS: besondere Aufwendungen begründen

Als besondere Aufwendungen können nach § 3 Abs. 4 AZAV insbesondere anerkannt werden:

• ein notwendiger überdurchschnittlicher Einsatz von Personal,
• eine besondere räumliche Ausstattung,
• eine besondere technische Ausstattung,
• eine besondere inhaltliche Ausgestaltung,
• Kosten für eine barrierefreie Ausgestaltung der Maßnahme,
• Kosten für eine begründet geringere Teilnehmerzahl.

Liegt der Kostensatz mehr als 25 % über dem B-DKS, legt die fachkundige Stelle die Maßnahme der Bundesagentur für Arbeit zur Zustimmung vor – mit dem verbindlichen Kostenvorlagebogen beim Operativen Service Sachsen-Anhalt. Die BA soll ihre Zustimmung von einem besonderen arbeitsmarktpolitischen Interesse und dem Nachweis notwendiger überdurchschnittlicher technischer, organisatorischer oder personeller Aufwendungen abhängig machen (§ 3 Abs. 6 AZAV). Die Fachliche Weisung Kostenzustimmung (Stand 01.04.2026) nennt unter anderem:

• je Kostenposition eine Begründung, warum die Kosten in dieser Höhe zwingend erforderlich sind und kein günstigeres Mittel zur Verfügung steht,
• Gemeinkosten können grundsätzlich keine besonderen Aufwendungen begründen,
• eine betriebswirtschaftlich korrekte Kalkulation allein rechtfertigt keine Überschreitung; es braucht ein angemessenes Kosten-Nutzen-Verhältnis,
• Mehrkosten sind auf die geplante Nutzungsdauer und Durchführungshäufigkeit im Zulassungszeitraum umzulegen,
• Nachweise wie Honorarverträge, Rechnungen, Kostenvoranschläge oder Vergleichskalkulationen.

Kostensatz ändern: gilt nur für neue Eintritte

Die B-DKS werden alle zwei Jahre neu ermittelt (§ 3 Abs. 2 AZAV); unterjährig passt die BA sie nicht an. Bildet Ihr zugelassener Kostensatz die tatsächlichen Kosten nicht mehr ab, können Sie bei Ihrer fachkundigen Stelle eine Änderungszulassung erwirken. Die Agentur für Arbeit berücksichtigt nur die Maßnahmekosten, die im Zulassungsverfahren festgelegt wurden (FW MAT 45.12 Abs. 8). Eine genehmigte Erhöhung gilt nur für neue Eintritte; für Teilnehmende, die schon in der Maßnahme sind, werden die Kosten nicht angepasst (FW MAT V.45.13 Abs. 2). Änderungen mit finanziellen Auswirkungen müssen Sie der fachkundigen Stelle unverzüglich mitteilen (§ 181 Abs. 5 i. V. m. § 177 Abs. 4 SGB III, Beirat).

Häufige Fehler in AZAV-Kalkulationen

1. Mit 60-Minuten-Stunden kalkuliert, obwohl eine Maßnahmestunde für Zulassungen ab 01.07.2025 45 Minuten hat.
2. Vor- und Nacharbeit vergessen – sie lässt sich später nicht gesondert abrechnen.
3. Gruppe mit weniger als zwölf Teilnehmenden kalkuliert, ohne die Abweichung zu begründen.
4. Verpflegung der Teilnehmenden eingerechnet – sie ist nicht förderfähig (FW MAT 45.02). Auch Fahrkosten der Teilnehmenden gehören nicht in die Maßnahmekosten; die Agentur erstattet sie auf Antrag direkt an die Teilnehmenden (V.45.14).
5. Asynchrone Selbstlernanteile als Maßnahmestunden gezählt.
6. Gemeinkosten und Gewinn nicht getrennt ausgewiesen oder ohne angemessenes Verhältnis angesetzt.
7. Kosten nur behauptet: Eigenerklärungen ohne Nachweise genügen nicht.
8. Zuschüsse Dritter nicht abgezogen.

Läuft die Maßnahme, zählt die Dokumentation: Abgerechnet werden nur durchgeführte Stunden (AVGS-Abrechnung), und bei einer Qualitätsprüfung gleicht die Agentur die Durchführung mit dem Konzept der Zulassung ab. Wer als Coach erst einsteigt, findet die Wege in AVGS-Coach werden; Fachbegriffe erklärt das Glossar.