AZAV-Zertifizierung: Träger- und Maßnahmezulassung

Trägerzulassung und Maßnahmezulassung: der Unterschied

Träger brauchen die Zulassung durch eine fachkundige Stelle, um Maßnahmen der Arbeitsförderung selbst durchzuführen oder durchführen zu lassen (§ 176 Abs. 1 SGB III). Zusätzlich muss jede Maßnahme bei einem Träger, die über einen Aktivierungs- und Vermittlungsgutschein (AVGS) gefördert werden soll, zugelassen sein (§ 176 Abs. 2 i. V. m. § 45 Abs. 4 Satz 3 Nr. 1 SGB III). Die Bundesagentur für Arbeit fasst es so zusammen: Für eine gutscheinfähige Maßnahme brauchen Sie sowohl eine Träger- als auch eine Maßnahmezulassung.

Die Trägerzulassung gilt je Fachbereich. § 5 Abs. 1 AZAV kennt sechs Fachbereiche:

1. Maßnahmen zur Aktivierung und beruflichen Eingliederung nach § 45 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 bis 5 SGB III (hier gehört AVGS-Coaching hin)
2. ausschließlich erfolgsbezogen vergütete Arbeitsvermittlung nach § 45 Abs. 4 Satz 3 Nr. 2 SGB III
3. Maßnahmen der Berufswahl und Berufsausbildung
4. Maßnahmen der beruflichen Weiterbildung
5. Transferleistungen nach §§ 110, 111 SGB III
6. Maßnahmen zur Teilhabe behinderter Menschen am Arbeitsleben

Wer zertifiziert: die fachkundige Stelle

Fachkundige Stellen sind Zertifizierungsstellen, die die Deutsche Akkreditierungsstelle (DAkkS) für die Zulassung nach dem Recht der Arbeitsförderung akkreditiert hat (§ 177 Abs. 1 SGB III). Nach Angaben der Bundesagentur für Arbeit sind es mehr als 30 bundesweit tätige, privatwirtschaftliche Unternehmen. Alle aktuell akkreditierten Stellen finden Sie in der Datenbank der DAkkS (Suchbegriff zum Beispiel „Arbeitsförderung“).

• Sie können die fachkundige Stelle frei wählen, auch unabhängig vom Bundesland, in dem Sie tätig sind (DAkkS).
• Sie schließen mit ihr einen kostenpflichtigen Vertrag über die Prüfung; Agenturen für Arbeit und Jobcenter sind daran nicht beteiligt (BA).
• Die Stelle darf Sie nicht beraten, etwa zum Qualitätsmanagement oder zur Konzeption einer Maßnahme (DAkkS). Über eine Zulassung darf sie nur entscheiden, wenn zu Ihnen kein Beratungsverhältnis besteht oder bestand (§ 177 Abs. 2 Nr. 3 SGB III).
• Sie muss die Empfehlungen des Beirats nach § 182 SGB III anwenden (§ 177 Abs. 2 Nr. 5 SGB III) und die Umsetzungshinweise der BA berücksichtigen (§ 6 Abs. 2 AZAV).

Voraussetzungen der Trägerzulassung

Ein Träger ist zuzulassen, wenn er die fünf Anforderungen des § 178 SGB III erfüllt. § 2 AZAV legt fest, welche Nachweise die fachkundige Stelle dafür grundsätzlich erhält:

1. Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit: Erklärung zu Insolvenzverfahren, Organisations- und Personalstruktur, Eignung der Räume, Übersicht über das Maßnahmeangebot, gegebenenfalls Registerauszug sowie eine Erklärung über Vorstrafen, anhängige Strafverfahren, Ermittlungsverfahren und Gewerbeuntersagungen der letzten fünf Jahre.
2. Unterstützung der Eingliederung: Zusammenarbeit mit Akteuren des Arbeitsmarkts vor Ort, Methoden für aktuelle Arbeitsmarktentwicklungen, bisherige Maßnahmen und ihre Ergebnisse, Bewertungen durch Teilnehmende und Betriebe.
3. Leitung, Lehr- und Fachkräfte: Aus- und Weiterbildung, Berufserfahrung im Fachbereich, pädagogische und methodisch-didaktische Eignung, Bewertungen durch Teilnehmende.
4. Qualitätsmanagementsystem: zielgerichtete, systematische Verfahren, die die Qualität sichern und laufend verbessern – dokumentiert von Leitbild und Unternehmenszielen über Kennzahlen bis zum Beschwerdemanagement mit regelmäßigen Teilnehmendenbefragungen.
5. Verträge mit Teilnehmenden: angemessene Bedingungen, insbesondere zu Rücktritt und Kündigung; nach Abschluss erhalten Teilnehmende eine Teilnahmebescheinigung mit Inhalt, zeitlichem Umfang und Ziel.

Wer neu startet und noch keine Angaben aus bisheriger Tätigkeit machen kann, legt in geeigneter Weise dar, wie die jeweilige Anforderung erfüllt werden wird (§ 2 Abs. 7 AZAV). Zertifikate unabhängiger Stellen, die in einem dem Zulassungsverfahren entsprechenden Verfahren erteilt wurden, soll die fachkundige Stelle ganz oder teilweise berücksichtigen (§ 181 Abs. 4 SGB III). Haben Sie bereits eine akkreditierte Zertifizierung, etwa nach ISO 9001, können Sie zuerst dort fragen, ob die Zertifizierungsstelle auch für AZAV akkreditiert ist (DAkkS).

Voraussetzungen der Maßnahmezulassung

Eine Maßnahme ist zuzulassen, wenn sie eine erfolgreiche Teilnahme erwarten lässt und arbeitsmarktlich zweckmäßig ist, angemessene Teilnahmebedingungen und eine passende räumliche, personelle und technische Ausstattung bietet und nach den Grundsätzen der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit geplant ist (§ 179 Abs. 1 SGB III). Für Maßnahmen nach § 45 SGB III erwarten die Empfehlungen des Beirats unter anderem:

• ein Konzept mit Zielsetzung (§ 45 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1, 4 oder 5), Zielgruppe, Inhalten, Materialien und methodisch-didaktischer Umsetzung,
• die Organisation: Qualifikation des Personals, Vertretungsregeln, Teilnahmekontrolle, individuelle Begleitung und Erfolgskontrolle,
• Nachweise zur Ausstattung einschließlich Informationstechnik und zur Raumgröße, zu Arbeits- und Gesundheitsschutz und zum Datenschutz,
• Kalkulationsgrundsätze einschließlich Kostendeckungs- und Ertragsrechnung sowie eine begründete Dauer.

Die Kosten vergleicht die fachkundige Stelle mit den Bundesdurchschnittskostensätzen. Liegen sie mehr als 25 % darüber, braucht die Zulassung die Zustimmung der Bundesagentur für Arbeit (§ 179 Abs. 2 SGB III) – für AVGS-Einzelcoaching nach Nr. 1 gilt das 2026 oberhalb von 76,88 € je Maßnahmestunde (B-DKS 61,51 €). Wie Sie den Kostensatz aufbauen, zeigt die AZAV-Kalkulation mit Rechner; den reinen Vergleich macht der B-DKS-Rechner. Auf dem Zertifikat stehen außerdem die Durchführungsform (Präsenz, digital oder kombiniert) und die Zahl der Maßnahmestunden à 45 Minuten. Maßnahmen zur Vermittlung nach § 45 Abs. 1 Satz 1 Nr. 3 SGB III brauchen keine Maßnahmezulassung (Beirat).

Ablauf der AZAV-Zertifizierung in 9 Schritten

1. Fachbereich und Angebot festlegen. Die Trägerzulassung gilt je Fachbereich und Standort (§ 5 Abs. 1 AZAV). Für AVGS-Coaching nach § 45 Abs. 1 SGB III ist das Fachbereich 1; ausschließlich erfolgsbezogen vergütete Arbeitsvermittlung (§ 45 Abs. 4 Satz 3 Nr. 2 SGB III) ist Fachbereich 2.
2. Qualitätsmanagementsystem aufbauen. Dokumentiert werden u. a. Leitbild, Unternehmensziele und eigene Prüfungen, Qualifizierungskonzept für das Personal, Kennzahlen, Methoden zur Förderung und Bewertung, Zusammenarbeit mit Dritten und ein Beschwerdemanagement mit Teilnehmendenbefragungen (§ 2 Abs. 4 AZAV).
3. Fachkundige Stelle auswählen. Die DAkkS führt alle akkreditierten fachkundigen Stellen in ihrer Datenbank; die Wahl ist unabhängig vom Bundesland frei. Mit der gewählten Stelle schließen Sie einen kostenpflichtigen Vertrag über die Prüfung.
4. Trägerzulassung beantragen. Der Antrag muss alle Angaben und Nachweise enthalten, die für die Prüfung nötig sind (§ 181 Abs. 1 SGB III). Frühere Anträge bei anderen fachkundigen Stellen und deren Entscheidung sind anzugeben (§ 181 Abs. 2 SGB III).
5. Prüfung der Unterlagen und Audit vor Ort. Die fachkundige Stelle entscheidet nach Prüfung der Unterlagen und örtlichen Prüfungen. Sie kann das Verfahren einmalig für höchstens drei Monate zur Nachbesserung aussetzen oder die Zulassung ablehnen (§ 181 Abs. 4 SGB III).
6. Maßnahmen konzipieren, kalkulieren und zulassen lassen. Für jede Maßnahme reichen Sie Konzept und Kalkulation ein (§ 179 SGB III, § 3 AZAV). Auf Antrag prüft die Stelle nur eine Referenzauswahl (§ 181 Abs. 3 SGB III). Liegt der Kostensatz mehr als 25 % über dem B-DKS, muss die Bundesagentur für Arbeit zustimmen.
7. Zertifikate erhalten. Mit der Zulassung vergibt die fachkundige Stelle ein Zertifikat (§ 181 Abs. 6 SGB III), mit einer Anlage der Standorte und Fachbereiche (§ 5 Abs. 6 AZAV). Das Maßnahmezertifikat enthält u. a. den Kostensatz.
8. Maßnahmenummer beim ersten Gutschein. Bei Annahme des ersten AVGS schicken Sie dem Operativen Service (Team AMDL) einen Kurzfragebogen mit beiden Zertifikaten und der Inhaltsbeschreibung aus dem Konzept. Er erfasst die Maßnahme und teilt die Maßnahmenummer mit (FW MAT V.45.03 Abs. 5).
9. Laufend: Überwachung und Änderungen. Die fachkundige Stelle prüft jährlich, ob das Qualitätsmanagementsystem wirksam angewendet wird und die Maßnahmen die Anforderungen weiter erfüllen. Wesentliche Änderungen sind unverzüglich mitzuteilen; vor Ablauf ist eine erneute Zulassung nötig.

Typische Unterlagen

• Registerauszug (falls eingetragen), Erklärungen zu Insolvenz, Vorstrafen und Gewerbeuntersagungen
• Organigramm und Personalstruktur, Qualifikations- und Erfahrungsnachweise von Leitung, Lehr- und Fachkräften
• Nachweise zu Räumen und Standorten, bei digitalen Maßnahmen zur eingesetzten Technik
• Dokumentation des Qualitätsmanagementsystems (die neun Punkte des § 2 Abs. 4 AZAV)
• Muster des Teilnahmevertrags und der Teilnahmebescheinigung
• Je Maßnahme: Konzept mit Zielen, Inhalten, Ablauf und Methoden, Kalkulation mit Nachweisen, Angaben zu Datenschutz sowie Arbeits- und Gesundheitsschutz

Referenzauswahl: nicht jede Maßnahme einzeln prüfen

Auf Antrag prüft die fachkundige Stelle nur eine von ihr bestimmte Referenzauswahl Ihrer Maßnahmen (§ 181 Abs. 3 SGB III). Die Auswahl ist eine unabhängige, repräsentative Stichprobe und ist nur für Maßnahmen möglich, deren Kosten den B-DKS nicht übersteigen (§ 5 Abs. 3 AZAV). Nach den Empfehlungen des Beirats werden bei bis zu 30 Maßnahmen 20 % geprüft, darüber die Quadratwurzel der Anzahl, jeweils aufgerundet: bei 12 Maßnahmen also 3, bei 50 Maßnahmen 8. Aus jedem angebotenen Maßnahmeziel (Nr. 1, 4, 5) und jeder angebotenen Dauerkategorie (bis 4 Wochen, bis 6 Monate, länger) muss mindestens eine Maßnahme dabei sein, ebenso je eine mit und ohne Anteile bei einem Arbeitgeber. Bei der jährlichen Überwachung sind es 5 % bis 30 Maßnahmen, darüber ein Drittel der Quadratwurzel.

Gültigkeit, Überwachung und Dauer des Verfahrens

Die Zulassung ist auf längstens fünf Jahre zu befristen; die wirksame Anwendung des Qualitätsmanagementsystems prüft die fachkundige Stelle in jährlichen Abständen (§ 181 Abs. 5 i. V. m. § 177 Abs. 3 SGB III). Dazu gehört nach den Empfehlungen des Beirats auch die Überwachung der zugelassenen Maßnahmen. Maßnahmezulassungen sollen auf längstens drei Jahre befristet werden; fünf Jahre sind möglich, wenn der Arbeitsmarkt voraussichtlich keine wesentlichen Auswirkungen auf die Maßnahme hat (§ 5 Abs. 4 AZAV). Der Beginn einer AVGS-Teilnahme muss im Zulassungszeitraum der Maßnahme liegen (FW MAT V.45.03).

Eine gesetzliche Bearbeitungsfrist für die Zulassung gibt es nicht. Die fachkundige Stelle kann das Verfahren einmalig für höchstens drei Monate zur Nachbesserung aussetzen (§ 181 Abs. 4 SGB III). Änderungen, die sich auf die Zulassung auswirken können – insbesondere bei Standorten, Fachbereichen oder der Durchführung –, müssen Sie unverzüglich mitteilen (§ 181 Abs. 5 i. V. m. § 177 Abs. 4 SGB III, § 5 Abs. 5 AZAV). Erfüllt ein Träger die Anforderungen auch nach einer Frist von höchstens drei Monaten nicht, muss die Stelle die Zulassung entziehen (§ 181 Abs. 7 SGB III). Planen Sie einen Wechsel der fachkundigen Stelle lückenlos: Ohne gültige Trägerzulassung kann ein AVGS nicht eingelöst werden (FW MAT V.45.03). Die Durchführung prüft die Agentur für Arbeit (§ 183 SGB III) – mehr dazu unter Prüfung von AVGS-Maßnahmen.

Was kostet die AZAV-Zertifizierung?

Für die Zulassung gibt es keine gesetzliche Gebührenordnung. Die Preise legt die jeweilige fachkundige Stelle fest; sie muss über ein transparentes und dokumentiertes Verfahren verfügen, wie sie den Prüfaufwand ermittelt und abrechnet (§ 177 Abs. 2 Nr. 9 SGB III). Den Aufwand treiben vor allem:

• die Zahl der Standorte, weil die Prüfung ortsbezogen erfolgt (§ 5 Abs. 1 und 2 AZAV),
• die Zahl der Fachbereiche und der Maßnahmen – die Referenzauswahl kann den Prüfumfang verringern,
• Audittage vor Ort und die jährlichen Überwachungen über die gesamte Laufzeit,
• Änderungszulassungen, etwa für einen neuen Kostensatz, und die erneute Zulassung nach Ablauf,
• Ihr eigener Aufwand für QM-Dokumentation, Konzepte und Kalkulationen; Beratung dazu darf die fachkundige Stelle nicht leisten.

Holen Sie Angebote mehrerer Stellen ein und vergleichen Sie die Summe über bis zu fünf Jahre einschließlich der Überwachungen.

AVGS-Coaching und AZAV

Mit dem AVGS bescheinigt die Agentur für Arbeit die Fördervoraussetzungen und legt Maßnahmeziel und -inhalt fest; die Person wählt dann selbst einen Träger, der eine passende, nach § 179 SGB III zugelassene Maßnahme anbietet (§ 45 Abs. 4 SGB III). Eine Zuweisung in zugelassene Maßnahmen gibt es nicht, und Vermittlungsfachkräfte dürfen keine bestimmten Träger empfehlen (FW MAT 45.02, 45.12). Für freiberufliche Coaches gibt es zwei Wege: eine eigene Trägerzulassung oder die Mitarbeit bei einem zugelassenen Träger – siehe AVGS-Coach werden.

Nach der Zulassung beginnen die laufenden Pflichten je Teilnahme: Fehltage monatlich melden, den Teilnahmebezogenen Bericht innerhalb von fünf Werktagen schicken und innerhalb der Ausschlussfrist abrechnen.

AZAV-Markt in Zahlen

Die DAkkS veröffentlicht jährlich, wie viele Träger und Maßnahmen zugelassen sind (§ 181 Abs. 9 SGB III). Gegenüber 2022 ist vor allem der Fachbereich 1, in dem AVGS-Maßnahmen liegen, kleiner geworden: