AVGS-Abrechnung: Frist, Stunden und Regeln

Die Ausschlussfrist nach § 326 SGB III

Der Träger muss der Agentur für Arbeit innerhalb einer Ausschlussfrist von sechs Monaten die Unterlagen vorlegen, die für eine abschließende Entscheidung über den Umfang der Leistungen nötig sind (Gesamtabrechnung). Die Frist beginnt mit Ablauf des Kalendermonats, in dem die Maßnahme beendet worden ist. Beispiel: Teilnahmeende 15.10.2026 → Fristbeginn nach dem 31.10.2026 → Frist bis 30.04.2027. Der Rechner oben gibt den letzten Tag der sechs Monate aus; fällt er auf ein Wochenende oder einen Feiertag, kann sich das Fristende verschieben – reichen Sie besser früher ein.

Was abgerechnet werden kann

• Nur durchgeführte Maßnahmestunden: Erstattet werden grundsätzlich nur Stunden, die mit der Teilnehmerin oder dem Teilnehmer durchgeführt wurden. Vor- und Nacharbeiten des Trägers sind nicht gesondert abrechenbar.
• Fehlzeiten mindern nicht: Fehlzeiten der Person wirken sich nicht mindernd auf die Kostenerstattung aus.
• Vorzeitige Beendigung: Ab dem Zeitpunkt der Beendigung werden keine Maßnahmekosten mehr erstattet.
• Kostensatz: Maßgeblich ist der zugelassene Kostensatz. Eine von der fachkundigen Stelle genehmigte Erhöhung gilt nur für neue Eintritte, nicht für Teilnehmende, die schon in der Maßnahme sind. Den Vergleich mit dem Bundesdurchschnitt zeigt der B-DKS-Rechner.

Rechenbeispiel

Abgerechnet wird in Maßnahmestunden. Für Maßnahmezulassungen ab 01.07.2025 dauert eine Maßnahmestunde einheitlich 45 Minuten, in Präsenz wie online (Umsetzungshinweis 1/2026 der BA). Ältere Zulassungen können eine andere Stundenlänge festlegen – maßgeblich ist Ihre Zulassung. Ein Beispiel mit 30 Sitzungen à 90 Minuten und einem Kostensatz in Höhe des B-DKS 2026 für Einzelcoaching nach Nr. 1:

Was in die Abrechnung gehört

§ 326 SGB III verlangt die Unterlagen, die für eine abschließende Entscheidung über den Umfang der Leistung erforderlich sind. Eine feste Liste nennen die Fachlichen Weisungen nicht; aus ihren Regeln ergibt sich aber, was die Agentur prüfen können muss:

• Rechnung des Trägers selbst: Gezahlt wird nur unmittelbar an den Maßnahmeträger; Rechnungen Dritter werden nicht akzeptiert (V.45.13 Abs. 1).
• Nachweis der durchgeführten Stunden: Erstattet werden nur Maßnahmestunden, die mit der Person stattgefunden haben (V.45.13 Abs. 2) – also Datum, Dauer und Bestätigung je Sitzung, etwa über eine Anwesenheitsliste.
• Zuordnung: Name der Person, Gutscheinnummer und Maßnahmenummer, damit die Rechnung dem eingelösten Gutschein und dem zugelassenen Kostensatz zugeordnet werden kann (V.45.13 Abs. 2: neuer Maßnahmedatensatz bei geändertem Kostensatz).
• Leistungszeitraum: Beginn und Ende der Teilnahme, bei einem Abbruch das Datum der Beendigung.

Welche Form Ihre Agentur im Einzelnen erwartet, erfragen Sie im Zweifel beim Operativen Service.

Abrechnung nach vorzeitiger Beendigung

Endet die Teilnahme vorzeitig, werden ab diesem Zeitpunkt keine Maßnahmekosten mehr erstattet (V.45.13 Abs. 2). Abrechenbar bleiben die bis dahin durchgeführten Stunden. Gerade bei vorzeitiger Beendigung prüft die Agentur vor der Zahlung, ob die Rechnung der Leistung entspricht (V.45.13 Abs. 3). Die Beendigung selbst melden Sie unverzüglich über die Mitteilung an die Vermittlungsfachkraft (V.45.07). Für die Ausschlussfrist zählt dann der Monat, in dem die Teilnahme endete.

Gutschein vom Jobcenter

Bei Gutscheinen des Jobcenters (§ 16 SGB II i. V. m. § 45 SGB III) rechnet der Träger mit dem Jobcenter ab (Fachliche Weisungen MAT SGB II, Stand 02.06.2026, 4.1.1.1). Die Weisungen für das SGB II nennen dafür die Verjährung nach §§ 195, 199 BGB (3.4.3.3). Ob daneben die Ausschlussfrist des § 326 SGB III über § 16 Abs. 2 SGB II gilt, regeln sie nicht ausdrücklich – rechnen Sie vorsichtshalber innerhalb von sechs Monaten nach Ablauf des Monats ab, in dem die Maßnahme endete.

Wer zahlt an wen?

Die Maßnahmekosten zahlt die Agentur für Arbeit direkt an den Maßnahmeträger (§ 83 Abs. 2 SGB III). Die Abtretung oder der Verkauf der Zahlungsansprüche an ein Factoring-Unternehmen ist ausgeschlossen; Rechnungen, die Dritte ausstellen, werden nicht akzeptiert. Die Zahlung ist sofort fällig, Verzugszinsen sind ausgeschlossen. Vor allem bei vorzeitiger Beendigung prüft die Agentur vor der Zahlung, ob die Rechnung der Leistung entspricht.

Nachweise: Warum die Sitzungsdokumentation zählt

Die Agenturen für Arbeit prüfen die Durchführungsqualität zugelassener Maßnahmen anlassbezogen und risikoorientiert; der Prüfdienst AMDL prüft zusätzlich stichprobenartig. Ein Mangel liegt vor, wenn die Leistung nicht oder nicht wie angegeben erbracht wird. Grundlage ist die Inhaltsbeschreibung aus dem Konzept der Maßnahmezulassung. Wer je Sitzung Datum, Dauer, Inhalt und die Bestätigung der Teilnehmenden festhält, kann bei einer Prüfung zeigen, dass die abgerechneten Stunden stattgefunden haben.

Die Regeln im Überblick

Checkliste vor dem Einreichen

1. Teilnahmeende und Frist notiert (Rechner oben).
2. Nur durchgeführte Stunden gezählt, keine Vor- und Nacharbeit – umgerechnet in Maßnahmestunden laut Zulassung (in der Regel 45 Minuten).
3. Zugelassener Kostensatz für diesen Eintritt verwendet.
4. Fehltage gemeldet (Fehltage-Mitteilung) und Teilnahmebezogener Bericht verschickt (Bericht ausfüllen).
5. Rechnung auf den Träger selbst ausgestellt, an die Agentur für Arbeit, Operativer Service, Team AMDL.