AVGS-Software: Worauf Träger bei der Auswahl achten sollten

Was ein AVGS-Träger dokumentieren und melden muss

Bevor Sie Software vergleichen, lohnt der Blick auf die Pflichten. Sie stehen im SGB III und in den Fachlichen Weisungen der Bundesagentur für Arbeit zu § 45 SGB III (FW MAT, Stand 01.12.2025). Eine Software ist nur so gut, wie sie diese Pflichten abdeckt.

Für die monatliche Fehltage-Meldung schreibt das Gesetz die Formulare vor, die die Bundesagentur bereitstellt (§ 318 Abs. 2 Satz 2 Nr. 2 SGB III); alle drei Vordrucke – Mitteilung an die Vermittlungsfachkraft, Mitteilung an den Operativen Service und Teilnahmebezogener Bericht – bekommt der Träger mit der Bewilligungsmitteilung und als ausfüllbare PDFs (V.45.03). Erstattet werden nur Stunden, die mit der Person durchgeführt wurden; Vor- und Nacharbeit zählt nicht (V.45.13). Die Agenturen prüfen die Durchführungsqualität anlassbezogen und risikoorientiert, der Prüfdienst AMDL zusätzlich stichprobenartig (V.45.16). Ein Mangel liegt vor, wenn die Leistung nicht oder nicht wie angegeben erbracht wird. Nach Angaben der Bundesregierung steigt die Zahl der Prüfungen durch den Prüfdienst: 123 im Jahr 2024, 190 im Jahr 2025 und 216 geplant für 2026 (BT-Drucksache 21/2734). Wie eine Prüfung abläuft, erklärt der Ratgeber Prüfung von AVGS-Maßnahmen. Für Teilnehmende vom Jobcenter gilt ein eigener Bericht nach § 16k SGB II; alle Fristen einer Teilnahme berechnet der AVGS-Fristenrechner.

Checkliste: 12 Kriterien für die Auswahl

1. Offizielle BA-Formulare statt eigener Layouts. Die Software sollte den aktuellen Vordruck der BA befüllen (beim Teilnahmebezogenen Bericht Stand 11/2025) und erkennen, wenn die BA ein Formular ändert. Für die Fehltage-Meldung verlangt § 318 SGB III ausdrücklich die Formulare der BA; ein eigenes Layout, das „so ähnlich aussieht“, genügt dafür nicht.
2. Bestätigung je Sitzung. Wer die Teilnahme je Termin bestätigen lässt, kann bei einer Prüfung jede abgerechnete Stunde belegen. Ob die Person auf dem eigenen Handy, am Tablet des Coaches oder auf Papier unterschreibt, sollte frei wählbar sein. Hintergrund: Digitale Unterschrift bei AVGS-Maßnahmen.
3. Schutz vor nachträglichen Änderungen. Eine bestätigte Sitzung sollte gesperrt sein. Korrekturen sollten eine neue Bestätigung verlangen und die alte Fassung aufbewahren. Fragen Sie, ob eine Prüfsumme gespeichert wird und was ein Prüfer davon sieht.
4. Fristenübersicht. Fehltage im Vormonat, Bericht fünf Werktage nach Ende, Abrechnung sechs Monate nach Monatsende, Gültigkeit des Gutscheins – alles an einer Stelle, je Teilnehmer und für alle zusammen.
5. Stundenkonto. Bewilligt, geleistet und offen je Teilnehmer, mit Warnung, wenn mehr Stunden geleistet als bewilligt sind. Nur durchgeführte Stunden zählen für die Abrechnung.
6. Datenstandort. Fragen Sie nicht nur, wo die Datenbank steht, sondern auch, wo Anmeldung, E-Mail-Versand und KI-Funktionen laufen. Oft liegen diese Teile bei anderen Dienstleistern als die Datenbank.
7. Auftragsverarbeitungsvertrag. Der Anbieter verarbeitet die Daten Ihrer Teilnehmenden in Ihrem Auftrag; dafür ist ein Vertrag nach Art. 28 DSGVO nötig, mit Liste der Unterauftragsverarbeiter und technischen und organisatorischen Maßnahmen. Daten, die Sie von der Agentur erhalten, unterliegen bei Ihnen zusätzlich § 78 SGB X (Zweckbindung, Geheimhaltung).
8. Preismodell. Rechnen Sie mit Ihrer tatsächlichen Teilnehmerzahl – auch in schwachen Monaten. Ein Monatsabo kostet immer gleich viel, eine Abrechnung je Teilnehmer nur, wenn Teilnehmende da sind. Lizenzen je Coach verteuern Teams mit Honorarkräften.
9. Exporte. PDF für die Akte, eine Tabelle für die eigene Auswertung und ein vollständiges Paket je Teilnehmer für Prüfungen. Bei Vertragsende müssen Sie Ihre Daten mitnehmen können.
10. Protokoll. Wer hat wann einen Teilnehmer angelegt, eine Sitzung geändert, eine Unterschrift zurückgesetzt? Ein Protokoll, das die Software selbst schreibt, ist bei Rückfragen mehr wert als eine Erinnerung.
11. Papier als Rückfallebene. Nicht jede teilnehmende Person hat ein Smartphone oder möchte digital unterschreiben. Die Software sollte Papierbestätigungen genauso führen wie digitale; eine Anwesenheitsliste als PDF hilft.
12. Kein Lock-in. Kurze oder keine Kündigungsfrist, keine Mindestlaufzeit, Export ohne Aufpreis. KI-Funktionen sollten nur Vorschläge machen, in der EU laufen und Ihre Daten nicht zum Training verwenden.

Papier und Excel, Monatsabo oder Abrechnung je Teilnehmer

Die drei üblichen Wege unterscheiden sich vor allem bei den Fixkosten und beim Aufwand. Die Tabelle vergleicht die Modelle, nicht einzelne Anbieter; was „je nach Anbieter“ heißt, klären Sie mit den Fragen aus der Checkliste.

Papier und Excel reichen, solange wenige Teilnehmende gleichzeitig laufen und eine Person alle Fristen im Kopf hat. Mit mehreren Coaches, Honorarkräften oder Standorten steigt das Risiko, dass eine Fehltage-Meldung oder ein Bericht liegen bleibt. Ein Monatsabo lohnt sich bei gleichmäßig vielen Teilnehmenden; eine Abrechnung je Teilnehmer, wenn die Zahl schwankt oder klein ist.

Kosten vergleichen: eine einfache Formel

Ein Abo kostet im Jahr den Monatspreis × 12. Bei 9 € je Teilnehmer kostet die Abrechnung je Teilnehmer höchstens so viel wie das Abo, solange Sie nicht mehr als Monatspreis × 12 ÷ 9 Teilnehmende im Jahr betreuen. Ein Rechenbeispiel mit einem angenommenen Abo von 50 € im Monat (kein Marktpreis): 600 € im Jahr ÷ 9 € = bis zu 66 Teilnehmende. Rechnen Sie zusätzlich die Zeit, die Sie für Formulare, Fristen und Nachweise brauchen. Den Vergleich mit Ihren eigenen Zahlen macht der Kostenrechner auf der Preisseite.

Fragen an jeden Anbieter

• Welchen Stand der BA-Formulare befüllt die Software, und was passiert, wenn die BA ein Formular ändert?
• Wo laufen Datenbank, Anmeldung, E-Mail-Versand und KI – und welche Daten gehen jeweils dorthin?
• Gibt es einen Auftragsverarbeitungsvertrag, und wer sind die Unterauftragsverarbeiter?
• Was sieht die teilnehmende Person beim Unterschreiben, und was wird gespeichert?
• Wie wird eine Korrektur nach der Unterschrift dokumentiert?
• Was kostet ein Monat ohne Teilnehmende, und wie lang ist die Kündigungsfrist?
• In welchem Format bekomme ich meine Daten bei Vertragsende?

Wie AZAV-Doku diese Kriterien umsetzt

Die App läuft in einer geschlossenen Testphase; der Start für alle Träger folgt, sobald Auftragsverarbeitungsvertrag und AGB anwaltlich geprüft sind.

• Befüllt die BA-Formulare Teilnahmebezogener Bericht (Stand 11/2025), Mitteilung an die Vermittlungsfachkraft und Mitteilung an den Operativen Service (Stand 09/2022) aus Ihren Daten.
• Unterschrift je Sitzung auf dem Handy der teilnehmenden Person per QR-Code oder Link; Papier als Alternative.
• SHA-256-Prüfsumme und Sperre nach der Unterschrift; Korrektur nur mit neuer Unterschrift, alte Fassung bleibt im Verlauf; Protokoll.
• Stundenkonto und Liste fälliger Meldungen, Berichte und Abrechnungen.
• Daten in Frankfurt am Main, KI in der EU-Region von Google Vertex AI; Anmeldung über Firebase Authentication in den USA. Details: Sicherheit und Datenschutz.
• 9 € je Teilnehmer und Maßnahme, der erste kostenlos; kein Abo, keine Mindestlaufzeit (Preise).

AZAV-Doku ist ein Hilfsmittel und keine Rechtsberatung. Sie prüfen, unterschreiben und versenden jedes Formular selbst.